📦 [STE Inventory] Hệ thống quản lý xuất/nhập hàng và hóa đơn

“Từ một bảng tính đơn hàng dài vô tận đến ứng dụng soạn hàng trên điện thoại”

Hoá đơn, khách hàng và trạng thái soạn hàng từng nằm trong một bảng Google Sheets – ai cũng sửa được, khó biết đơn nào cần xử lý. STE Inventory biến bảng tính đó thành một ứng dụng AppSheet: mỗi người chỉ thấy đúng việc của mình, hoá đơn chuyển thành phiếu xuất chỉ với một thao tác.

1. Trước đây

• Dữ liệu đơn hàng, chi tiết đơn, khách hàng và sản phẩm nằm trong nhiều sheet riêng lẻ.

• Trạng thái hoá đơn (chờ xử lý, đã thanh toán, đã huỷ) và trạng thái soạn hàng được cập nhật thủ công.

• Nhân viên kho phải tự lọc để tìm đơn đã thanh toán cần soạn – dễ sót, dễ nhầm.

2. Giải pháp

3. Luồng dữ liệu

1. Nhân viên bán hàng tạo hoá đơn trên ứng dụng.

2. Dữ liệu ghi vào Google Sheets gồm 4 bảng: sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, chi tiết đơn hàng.

3. Khi hoá đơn đã thanh toán, đơn xuất hiện trong màn hình Soạn hàng của kho.

4. Nhân viên kho chuẩn bị hàng và cập nhật trạng thái, hệ thống tạo phiếu xuất.

5. Quản lý theo dõi toàn bộ trạng thái hoá đơn và đơn hàng theo thời gian thực.

4. Phù hợp cho

• Doanh nghiệp nhỏ cần số hoá quy trình kho – bán hàng mà không muốn đầu tư phần mềm lớn.

• Cửa hàng cần kiểm soát luồng hoá đơn và đơn hàng.

• Nhân sự kho, bán hàng, vận hành cần thao tác rõ ràng, nhanh gọn.

5. Công nghệ